人材育成が社員と会社組織の協働を創りだす

2015年03月23日号

管理職は若手・新人に「時間感覚」を持たせる指導が必要

　若手・新人は不慣れな仕事や作業で無駄な時間を費やすものだ。しかし、上司や管理職が的確に指導しなければならない。さもないといつまでたっても無駄な時間を無くすことはできず成長も止まってしまう。上司や管理職が若手・新人に伝えるべきことは、仕事のスピードアップを阻害する要因のほとんどが“タイムロス”にあるということだ。
　そのためには、まず「仕事には成果を生んでいない時間である」ということを教えることだ。たとえば、途中で問題に直面し悩んでいるとき、段取りが悪く手すき時間が発生するとき、同僚との連携が悪く同僚の仕事を待っているとき…など“何かを待たなければならない状況に陥ってしまったとき”は、成果を生み出していない“タイムロス”だ。

　これらは仕事上のミスによるやり直しとは訳が違う。“タイムロス”を容認してしまうと仕事の効率を意識しなくなるものだ。そこで、若手・新人に“タイムロス”に時間を意識させるもっとも手短な方法は「報（告）・連（絡）・相（談）」だ。トラブルやミスがあったとき、すぐに上司の判断を仰ぎ対応策の指示がなければ「仕事はストップしてしまう」ということを徹底的に指導する必要がある。
　もちろん、「報・連・相」はミスやトラブルがあったときに限らない。仕事を始める前の事前相談、経過の連絡、結果の報告が、“タイムロス”を省く有効な手段となる。「報・連・相」が結果として、一人ひとりの“仕事のスピードアップ”や“仕事の習得”につながるということを常に教えなければならない。管理職は「わかるだろう…」という姿勢をとってはならない。

“タイムロス”を無くさせるためには、徹底的に仕事の優先順位を意識させる必要もある。得てして若手・新人は“いま行っている仕事”に集中するものだ。これは致し方がない。しかし、“いま行っている仕事”が優先課題とは限らないことを教えるということだ。
　仕事の優先順位は「重要度」と「緊急度」で決定されるものだが、緊急性の高い仕事を後回しにしていたのでは意味はない。若手・新人に限らないが、さして緊急性のない事柄の仕事を一所懸命に行い「自分は仕事をしていている」と錯覚を起こしている者がいる。また、重要度の低い仕事を繰り返している者もいる。こうした意識は仕事を「時間労働」でしかとらえていない証拠だ。その結果、多くの“タイムロス”を発生させる温床にもなっている。

　仕事は「早ければ早いほどいいもの」と、「それほど急がなくてもよいもの」の組み合わせで成り立っている。もちろん、いずれの仕事においても「必要な時間を短縮する」という意識は当たり前だ。しかし、“急いでいるものや、早い時期から着手することによって成果が高くなるものを先に行い、さして急がないものは後にする”ことで、たとえ全体の所要時間は同じでも、成果は格段に違ってくるものだ。また、“タイムロス”を発生させないで済むことにもなる。
　管理職は若手・新人に仕事と時間の関係をしっかりと指導・育成していかなければならない。